Te ha sucedido que en el día estuviste lleno de actividades, juntas, llamadas y cuando menos te diste cuenta ya termino la jornada y no avanzaste en aspectos que te son importantes, el tiempo es oro, es un recurso finito y que se consume sin poderlo detener, pero si podemos administrarlo haciendo uso de ciertos principios; lo primero que tenemos que tener claro es que gestionar bien tu tiempo consiste en cómo hacer un uso del mismo en forma inteligente, eficiente y orientado a logro de tus propósitos y objetivos.
¿Porque debes administrar eficientemente tu tiempo?, te daré algunas razones fundamentales, en principio porque te permite conseguir más aplicando el menor esfuerzo posible, por otro lado mejora tu capacidad de enfoque y así dedicarte a lo importante y trascendente , al ser más efectivo en la administración del tiempo y el cumplimiento de las tareas, puedes disminuir los niveles de ansiedad y estrés, finalmente le das equilibrio a tu vida balanceando mejor tu vida personal y tus actividades profesionales
Para ello, se requiere planear, tener paciencia y disciplina. Aquí te menciono una lista de sugerencias de prácticas que te ayudarán a una mejor gestión de tu tiempo.
1.- Ponte objetivos claros
El hecho de establecer tus objetivos te permitirá concentrar tu energía y atención en lo que quieres lograr.
2.- Ordena tu entorno
El que tu espacio de trabajo tenga orden, ayuda a que tu mente también este mas estructurada, lógica y con procesos de pensamiento precisos, esto te induce a administrar mejor tus actividades, además ayuda a no perder el tiempo en búsquedas causadas por desorden que tengas en tu computadora, entorno físico o en tu pensamiento.
3.- Establece prioridades
Comienza creando una lista de actividades o tareas pendientes que tienes que hacer y asegúrate de ordenarlas de acuerdo a la importancia que tienen, los recursos o esfuerzo que requieren, la urgencia y su orientación a la realización de tus objetivos, te sugiero utilizar los siguientes criterios para organizar tus labores y responsabilidades y así establecer prioridades
- Lo importante y urgente: realizar de inmediato.
- Lo importante pero no urgente: planificar con exactitud y resolver.
- Lo no importantes pero urgentes: se debe delegar.
- Lo que no es importante ni urgentes: desechar o archivar.
Recuerda que también la ley de Pareto tiene vigencia en la administración del tiempo, ya que el 20% de tus actividades te dan o contribuyen al 80% de tus resultados, trata de identificar cuáles son estas tareas prioritarias.
4.- Deja espacios para imponderables
Desgraciadamente no todo se comporta como planeamos o bien al interactuar con otras áreas de la empresa, superiores, clientes o simplemente problemas o situaciones imprevistas que se presentan y que nos alteran el orden, por ello es importante que separes espacios que te permitan atender razonablemente estos imponderables, son tus amortiguadores que te permiten absorber las desviaciones por los distractores u obstáculos.
5.- Aprende a delegar
Delegar es una de las habilidades más difíciles de poner en práctica para muchas personas, ya que creen que haciéndolo todo ellas y controlando cada detalle, todo saldrá mucho mejor. El hecho de no delegues impide que administres el tiempo de forma eficaz. Por ello, es necesario y benéfico el compartir y repartir la carga de tareas actividades con las personas de tu equipo en las puedas confiar.
6.- Crea un plan mensual, semanal y diario
Crea tiempo para planear tu agenda mensual, semanal y diaria, desarrolla una lista de tareas, responsabilidades que contribuyan al logro de tus objetivos. Prioriza las tareas para los diversos periodos estableciendo puntos de referencia de rendimiento.
7.- Anótalo y lleva el control en un documento
Sea como línea de tiempo o en tu agenda, lleva la consulta, el seguimiento y control de tus diversas actividades, (tareas, citas, reuniones y situaciones) asentando lo planeado y detectando las desviaciones que se han presentado.
8.- Saber decir No
No siempre es fácil decir que no a peticiones en el trabajo y más a las solicitudes del jefe, debes explicar por qué estás diciendo que “no” a la petición, es posible que no contribuya con tus objetivos, que no esté acorde a tus prioridades y responsabilidades o te desvía significativamente de tus tareas. Conserva el principio de colaboración, pero sin que altere lo que realizas o te atrase significativamente en tus planes. Negociar tus objetivos y tus prioridades con tus superiores (si los tienes), además de compartirlos con otras áreas de la organización y con los miembros de tu equipo servir de apoyo en este aspecto. Si el trabajo tiene que realizarse verifica si es viable poderlo delegar en algun colaborador o programar su realización para un poco después.
Esperando que estas sugerencias y tips te sirvan para administrar y usar mejor tu tiempo, recuerda que tener tiempo no es un milagro, ni un hecho fortuito, sino la consecuencia de saberlo administrar, piensa en la frase de John Randolph “El tiempo es a la vez el más valioso y el más perecedero de nuestros recursos”
En TRENER estamos seguros de poder ayudarte y asesorarte en cómo realizar una gestión eficaz de tu tiempo laboral, que te lleve a tener eficiencia en lo que realizas y te permita gozar de momentos de descanso, esparcimiento y convivencia en tu vida personal. No es fácil, pero en TRENER nos gustan los retos ¿y a ti?
